كتابة التقارير

حدد الهدف من الرسالة.
حدد متلقي الرسالة.
حدد المعلومات و الأسلوب اللازم لتحقيق الهدف.
أبدا بكتابة بعض الأفكار حول الموضوع، وراجع ما كتبت.
استخلص الأفكار الرئيسية مما كتبت.
حاول وضع هذه الأفكار في صورة متسلسلة.

يراعي في محتوي العرض
أن يكون مركزا: أي لا يخرج عن أهداف الرسالة
أن يكون مترابطا: هناك رابطة بين أجزائه المختلفة.
أن يكون مرتبا ومنسقا.
أن يكون مدعوما بالمعلومات الثابتة و الحقائق.
خطوات كتابة محتوي العرض
ضع الهيكل البنائى للرسالة وراجعه جيدا.
جهز مكان ملائما لا تتعرض فيه لمقاطعات أثناء الكتابة.
رتب الوثائق والمعلومات التي تحتاج اليها في الموضوع.
أبدا بكتابة المسودة الأولي.
راجع ما كتبت: دقة المعلومات، اللغة، التناسق و الترابط.
أعد الكتابة مرة أخري. بعد التصحيح.
أعرض الرسالة على مدقق لغوي، ثم ألقها علي أحد الزملاء.

الهيكل البنائى للرسالة
وضع الهيكل البنائى
الهيكل البنائي هو وصف عام ومنطقي لمحتوي العرض، يلخص موضوعه، في صورة مرتبة ، تمثل التصميم الذي سيتم فيه صياغة الموضوع.

والغرض منه مساعدة ملقي الرسالة في صياغة رسالته، وترتيب أفكاره بصورة منطقية، وإظهار العلاقات بين الأجزاء المختلفة، ووضع حدود دراسة الموضوع بالإضافة إلي مساعدة المتلقي علي تفهم و تقبل ما سيعرض عليه.

خصائص الهيكل البنائى الجيد يراعي في الهيكل البنائي ما يلي

التوازي: العناصر المتوازية لها نفس التركيب اللغوي.
التناسق: العناصر المتوازية لها نفس نوع الترميز.
التدرج الهرمي: التقسيم الي عناوين رئيسية وفرعية.
التقسيم: إذا تم تقسيم أي عنصر فيجب أن يحتوي قسمين علي الأقل.

خصائص النص الجيد:
التناسق: ترابط المقاطع، ترتيب المعلومات ، تدرج المعاني نحو الهدف.
الإيجاز: منع التكرار،استخدام أقل عدد من الكلمات، عدم استخدام الحقائق المعروفة بدون هدف، السرد و التفاصيل.
التوازي: العناصر المتوازية لها نفس التركيب اللغوي.
الاستنتاج المنطقي: أن تكون النتائج مبنية علي المقدمات بدون مبالغة أو قفز الي النتائج.
طرق الربط والانتقال
الإضافة: أيضا، مرة أخري، وبعد ذلك، بالإضافة إلي، وعلي نفس القدر من الأهمية، وأخيرا، ويتلو ذلك.
المقارنة: بينما، ولكن، ومن ناحية أخري، وباستثناء، بالمقارنة، وعلي النقيض، وعلي العكس، مع أن، علي الرغم.
السببية: بناءا علي، بسبب، حيث أن، حقا، في الواقع.
التأكيد: ومن الطبيعي، بالتأكيد، مطلقا، بدون أدني شك.
التتالي: أولا- ثانيا، ومن هنا، وبعد ذلك.